Cómo crear las acreditaciones para una WordCamp

Cómo crear acreditaciones para una WordCamp

Cómo crear las acreditaciones para una WordCamp

La creación de acreditaciones para una WordCamp es un elemento crucial para el éxito del evento, ya que juega un papel fundamental en la seguridad, la organización y la facilitación del networking. Al portar acreditaciones, los asistentes, ponentes, voluntarios y organizadores son fácilmente identificables, lo que no solo mejora la seguridad al asegurar que solo las personas registradas accedan al evento, sino que también optimiza la logística permitiendo un acceso ágil y ordenado a las distintas áreas y actividades programadas. Este sistema de identificación favorece la interacción y el intercambio entre los participantes, alentando la creación de redes de contacto profesionales y personales en un ambiente que promueve la colaboración y el aprendizaje.

Además, las acreditaciones sirven como una potente herramienta de branding y marketing para el evento y sus patrocinadores, reforzando la identidad visual y el mensaje de la WordCamp. Ofrecen una oportunidad única para dejar una impresión duradera en los asistentes, quienes a menudo conservan las acreditaciones como recuerdo del evento, extendiendo su impacto más allá de su conclusión. En su conjunto, las acreditaciones no son solo un medio para gestionar el flujo de personas, sino un componente esencial para enriquecer la experiencia de la WordCamp, fomentando un entorno seguro, organizado y propicio para el networking y la colaboración.

Muy bien pero, ¿Qué es una WordCamp?

Para aquellos que no lo sepan, una WordCamp es un evento organizado por la comunidad de WordPress que reúne a usuarios, desarrolladores, diseñadores y profesionales del marketing para hablar sobre WordPress, el sistema de gestión de contenido (CMS) más popular del mundo. Estas conferencias son organizadas por voluntarios de la comunidad de WordPress local y generalmente cuentan con una variedad de charlas, talleres y sesiones de networking diseñadas tanto para usuarios principiantes como avanzados.

Las WordCamps varían en tamaño, desde pequeñas reuniones locales hasta grandes eventos internacionales, pero todas comparten el objetivo de fomentar la comunidad de WordPress, compartir conocimientos y experiencias, y aprender unos de otros. Los temas abordados en las WordCamps pueden incluir desarrollo web, diseño de interfaces, estrategias de marketing digital, optimización de motores de búsqueda (SEO), mejores prácticas de seguridad, y mucho más, siempre girando en torno a WordPress.

La primera WordCamp se organizó en San Francisco en 2006, y desde entonces, el número de WordCamps ha crecido significativamente en todo el mundo, con eventos celebrándose en numerosos países y ciudades. Cada WordCamp es único, reflejando las particularidades de la comunidad local de WordPress que lo organiza.

Además, estas conferencias suelen ser accesibles en términos de costo, gracias al apoyo de patrocinadores y al esfuerzo de los organizadores voluntarios, lo que las hace accesibles para un amplio rango de participantes, desde aficionados hasta profesionales del sector.

Puedes ver la información de todas las WordCamps que se celebran en el mundo en WordCamp Central.

El proceso para crear acreditaciones para una WordCamp

El primer paso es contactar con la persona que administra la web de la WordCamp para que te exporte el fichero de registro de entradas. Dependiendo de los campos que se hayan incluido en el formulario de registro, el archivo tendrás más o menos campos. En las acreditaciones de este ejemplo solo se utilizaron los siguientes: NOMBRE, APELLIDO, EMAIL, TWITTER, CUPÓN y RELACIÓN (¿Qué relación tienes con WordPress?). El campo CUPÓN sirve para filtrar el tipo de acreditación, en caso de que tengas diferentes clases de asistentes como Organizador, Asistente, Patrocinador o Ponente.

1.Accede a la web de la WordCamp, en el apartado Entradas > Herramientas > Exportación.

2.Descarga el *.CSV con los datos de la entradas generadas por CampTix. El archivo generado será algo así como camptix-export-2023-03-03.csv.

3.Modifica el archivo camptix-export-badges.php para identificar los campos que quieres poner en la acreditación. Como he comentado anteriormente, en este caso me interesan: NOMBRE, APELLIDO, EMAIL, TWITTER, CUPÓN y RELACIÓN (¿Qué relación tienes con WordPress?).

También hay que modificar la configuración para determinar los archivos de entrada de datos y los directorios de salida.

El archivo de salida será badges-output.csv.

4.Instala un servidor Xampp. Esto es necesario para poder ejecutar el script PHP en tu máquina local.

5.Ejecuta el archivo camptix-export-badges.php desde el servidor local. En mi caso se ejecutaría con accediendo en el navegador a localhost/WCTorre23/camptix-gravatar-badges.php

El script generará el archivo de salida badges-output.csv, descargará los avatares de cada usuario a partir del email y generará los códigos QR con el usuario de Twitter.

6.Ahora modifica el archivo badges-output.csv para incorporar los campos CUPÓN y RELACIÓN y poder realizar el filtro de usuarios para los distintos tipos de acreditaciones. Para ello, te recomiendo que hagas primero una copia de seguridad del archivo original y trabajes sobre la copia. 

7.Primero abre el camptix-export-2023-03-03-copia.csv y pasa los datos a columnas. Luego elimina las columnas que no sean necesarias, quedará todo mucho más claro.

8.Repite la operación de pasar los datos a columnas en el archivo badges-output-copia.csv.

8.Copia las columnas CUPÓN y RELACIÓN y pégalas en la siguiente columna en blanco del archivo badges-output-copia-csv.

9.Ahora ya puedes utilizar la columna CUPÓN para crear el filtro y generar diferentes archivos *.csv que luego se pueden importar en InDesign para generar las acreditaciones personalizadas.

En nuestro caso, para la acreditación roja unificaremos WCT23_Organizer, WCT23_Sponsor y WCT23_Volunteer. Luego tenemos la verde, que es para ponentes, WCT23_Speaker. Y las azules, que se corresponden con los campos vacíos, son para el público asistente.

10.Antes de importar los archivos de datos *.csv hay que generar un archivo qrdefault.png para los usuarios que no tienen Twitter. Se guarda junto al resto de códigos QR generados por el script y se utilizará por defecto cuando no exista cuenta de Twitter.

11.Dentro de InDesign, en la plantilla de diseño, ya puedes importar el primer archivo de datos, por ejemplo el de Asistentes. Para ello, abre la Ventana > Utilidades > Combinación de Datos. En el menú desplegable, selecciona el archivo correspondiente.

12.Arrastra los campos correspondientes a la plantilla de diseño y ya tendrías vinculado el archivo con los datos del *csv. Puedes previsualizar todos los archivos generados antes de exportarlos.

13.Exporta todas las páginas a PDF.

14. Repite los pasos para el resto de acreditaciones.

CONCLUSIÓN

Con estos pasos podrás generar diferentes tipos de acreditaciones para una WordCamp sin tener que hacerlas de una en una, algo que sería bastante tedioso.

Para terminar, quiero dar mi agradecimiento a Nilo Vélez, quien me explicó este proceso en su día.